事業單位考試文秘專業知識真題及答案匯編（一）
來源：國家事業單位考試網
2017-01-04 15:14:21
事業單位招聘文秘專業知識真題及答案解析
（滿分100分時間120分鐘）
一、單項選擇題（根據題目要求，在四個選項中選出一個正確答案，每小題1分，共40分）
1.向領導提供“馬后炮”信息，違背了秘書信息工作的（ ）原則。
A.追蹤 B.超前 C.選優 D.最佳
2.信息工作的核心階段是（ ）。
A.存儲信息 B.收集信息
C.傳輸信息 D.利用信息
3.收集簡單的、時間性強的信息，更適宜采用（ ）。
A.觀察法 B.問卷法 C.購置法 D.網絡法
4.秘書在收集、編發重要的會議信息時，首先應確保信息的（ ）。
A.透明性 B.準確性 C.保密性 D.全面性
5.公司內部經常進行信息傳遞，常用的書面交流形式是（ ）。
A.備忘錄 B.信件 C.通知 D.報告
6.下列選項屬于秘書專業的基礎知識的是（ ）。
A.領導學 B.社會學 C.公文寫作學 D.會議學
7.下列屬于加強秘書人員的政治思想修養的措施的是（ ）。
A.學習秘書人員保密規定
B.學習科學發展觀
C.學習專業知識
D.學習辦公室規定
8.（ ）是指秘書人員在心理過程和個性心理方面表現出來的穩定的心理特點的總和。
A.心理健康 B.身心品質 C.心理品質 D.身心健康
9.秘書事務工作的“三辦”是指（ ）。
A.辦文、辦事、辦信
B.辦文、辦事、辦信息
C.辦文、辦事、辦會
D.辦文、辦事、辦協調
10.在秘書與領導的關系中，最能體現其角色關系本質特征的是秘書與領導的（ ）。
A.同志關系 B.平行關系 C.工作關系 D.主仆關系
11.秘書人才的培養方向應是適應領導工作需要的（ ）型人才。
A.M B.S C.X D.T
12.下列關于信息文稿的寫作的說法錯誤的是（ ）。
A.信息文稿必須要保證立意新穎
B.信息文稿中可以有一到兩個主題
C.信息文稿行文一定要莊重
D.信息文稿的表述一定要完整
13.（ ）是秘書工作的本質屬性。
A.綜合輔助性 B.政治性
C.被動性 D.靈活性
14.秘書部門的職業性功能是（ ）。
A.管理 B.輔助 C.決策 D.參謀
15.秘書的寫作行為和文稿質量必須以（ ）為本質。
A.為人民服務
B.對工作負責
C.對黨負責
D.符合領導工作需求
16.下列關于介紹信的使用說法正確的是（ ）。
A.使用單位的介紹信，要經上司或辦公室負責人批準
B.一份介紹信可用于多個單位
C.持信人可以將介紹信轉借他人使用
D.可用圓珠筆填寫介紹信
17.值班人員的精神狀態、一言一行均關系到本機關的威信與形象，因此，值班人員在工作中必須遵循一系列制度規范，其中最根本的制度是（ ）。
A.交接班制度
B.崗位責任制度
C.請示報告制度
D.安全防范制度
18.下列內容不包括在會議秘密中的是（ ）。
A.內部會議的日期
B.內部會議的議題
C.內部會議的音像材料
D.內部領導的批示
19.（ ）是人腦對客觀事物間接的、概括的反映能力，是秘書人員智力結構的核心要素，其他要素均為其服務并受其支配。
A.思維力 B.觀察力 C.注意力 D.想象力
20.（ ）是秘書部門各項工作的基礎，也是秘書人員的基本功之一。
A.調查研究 B.撰寫公文 C.公務接待 D.溝通協調
21.下列不屬于保密紀律的基本要求的是（ ）。
A.不在非保密本上記錄機密
B.不在私人通信中涉及機密
C.不該問的機密，絕對不問
D.不在領導上級面前談論機密
22.（ ）主要是指秘書人員在自己的職責范圍之內，或根據領導的授權，調整和改善部門之間、工作之間、人與人之間的關系，促使機關活動趨向同步化、和諧化，以實現其共同目標的行為過程。
A.協調 B.溝通 C.聯系 D.統籌
23.秘書人員必備的基礎知識分為社會科學基礎知識和自然科學知識兩個方面，下列選項中不屬于自然科學知識的是（ ）。
A.物理 B.化學 C.地理 D.生物
24.秘書口語表達能力的主要要求是（ ）。
A.能言善辯 B.快速詳盡 C.長于概括 D.準確得體
25.穩重與機敏相輔相成，秘書人員既要做到事事機敏，又要做到處處穩重。下列選項不屬于秘書人員穩重內容的是（ ）。
A.處世穩健 B.辦事穩當 C.待人穩重 D.應急穩妥
26.對于屬于本級職責范圍內的信訪案件，立案機關應（ ）。
A.直接查處
B.轉交下級機關
C.轉交上級機關
D.移交黨政負責人
27.在信息文稿的結構中，對信息內容高度概括的部分是（ ）。
A.標題 B.導語 C.背景 D.主體
28.決策督查的程序要按照（ ）的原則立項。
A.一事一項 B.一事多項 C.多事多項 D.多事單項
29.寫作信息文稿時，要求行文莊重，下列敘述不恰當的是（ ）。
A.信息文稿的用詞一定要穩妥精確
B.語句一般選用陳述句，盡量少用或不用反問句
C.寫作時，可以適當地應用俗語
D.語言表述直接明了
30.下列選項不屬于秘書提高政治素質的途徑的是（ ）。
A.加強理論學習
B.加強政治學習
C.加強組織觀念
D.加強素質觀念
31.某大學擬發文處理在期末考試作弊的學生，應用（ ）行文。
A.通報 B.通知 C.通告 D.決定
32.會議的主持人的位置應該安排在（ ）。
A.靠近入口處
B.避免正對著門
C.遠離入口處
D.為了方便隨處都可
33.以下關于餐巾的使用方法正確的是（ ）。
A.中途離座，把餐巾放在椅子上
B.用來擦刀叉
C.用來擦嘴唇和嘴角
D.塞入衣服領口里
34.關于“打電話時誰先掛”的規范禮儀的做法正確的是（ ）。
A.對方先掛
B.自己先掛
C.地位高者先掛電話
D.以上都不對
35.接待工作的原則是秉承熱情誠懇、細致周到、（ ）、講究禮儀的接待方針。
A.實事求是
B.忠于職守
C.照章辦事
D.保守秘密
36.適用于記載會議主要情況和決定事項的文種是（ ）。
A.報告 B.簡報 C.紀要 D.會議記錄
37.按會議的性質分，下列屬于告知性會議的是（ ）。
A.研討會 B.動員大會 C.黨代會 D.表彰會
38.會前檢查以（ ）形式為主。
A.領導人聽取會前籌備情況匯報
B.現場檢查
C.呈交檢查匯報材料
D.有重點地進行抽查
39.對于會議結束后收集會議文件資料的要求，下列說法錯誤的是（ ）。
A.應當確定會議文件資料的收集范圍
B.收集會議文件資料要及時
C.應根據情況選擇不同收集文件資料的渠道
D.進行簡要的登記手續
40.下列關于主席臺上座次的排列，說法正確的是（ ）。
A.后排高于前排
B.中央高于兩側
C.左后方高于后前方
D.右座高于左座
二、多項選擇題（根據題意，選出所有正確答案。每小題至少有兩個符合題意的選項，每小題1分，共15分。多選、漏選、錯選均不得分）
1.下列選項屬于秘書信息工作的特點的是（ ）。
A.普遍性 B.開拓性 C.緊迫性 D.有限性
2.下列關于秘書調查研究工作的敘述正確的是（ ）。
A.調研課題具有可行性
B.調研成果具有政策性
C.調研方法具有多樣性
D.調研工作具有時限性
3.通報的適用范圍是（ ）。
A.表彰先進 B.傳達決定 C.任免人員 D.傳達重要精神
4.下列關于信息的可開發性，敘述正確的是（ ）。
A.信息由于受到歷史和人們認識能力的限制而需要開發
B.利用信息可以開發出新能源
C.信息雖是一種可開發的資源，但總有用完的時候
D.新能源要被充分利用需要依賴信息
5.會議的效果與（ ）有關。
A.會議的準備工作
B.會場的大小
C.主持人的水平
D.參會者的態度
6.從內容上劃分，報告可分為（ ）。
A.匯報工作的報告
B.反映情況的報告
C.報送文件的報告
D.答復性報告
7.關于會議的積極作用，下列說法正確的是（ ）。
A.會議是交流信息、集思廣益、推動工作的重要方式
B.會議是實施領導、發揚民主、科學決策的重要工具
C.會議是統一認識、協調行動、增進了解、促進團結的有效方式
D.會議是考察干部、發現人才的有效途徑
8.請示要求（ ）以及不得抄送同級機關和下級機關。
A.事前行文
B.一事一文
C.必須回復
D.不能越級、多頭請示
9.表彰性通報的內容主要包括（ ）。
A.先進事跡
B.先進事跡的意義
C.表彰決定
D.希望
10.通報與通知的區別是（ ）。
A.通知用來傳達重要精神或情況
B.通報的事例典型，情況重要，具有較大影響
C.通報的目的是引起讀者的廣泛注意和從中受到教育，而不著重要求予以具體辦理和執行
D.通知有主送機關，通報沒有主送機關
11.從性質上劃分，報告可以分為（ ）。
A.答復性報告
B.綜合性報告
C.匯報性報告
D.專題性報告
12.紀要格式的基本要求有（ ）。
A.紀要標志由“×××××紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字
B.標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空兩字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋字標注出席單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊
C.標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單
D.紀要格式可以根據實際制定
13.在會議進行中間，秘書應做好的工作包括（ ）。
A.簽到登記
B.會議記錄
C.會場服務
D.反饋會議信息
14.下列選項屬于信訪工作要素的是（ ）。
A.受理者
B.信訪內容
C.信訪方式
D.信訪結果
15.通過督查促進決策和上司指示的落實，是督查工作的（ ）。
A.本質要求
B.基本目的
C.出發點
D.落腳點
三、判斷題（正確的畫“√”，錯誤的畫“×”。每小題1分，共10分）
1.在用餐時當別人夾給你不喜歡吃的食物時，可以委婉拒絕。（ ）
2.計劃類文書的寫作中，若標題中有單位名稱，落款位置只寫成文日期即可。（ ）
3.使用西式餐具時，正確的持刀姿勢是大拇指與食指相對，五指相握在刀柄處。（ ）
4.會議的組織者只能是單位。（ ）
5.無論會議會期的長短，參加人數的多少，都應編寫會議簡報。（ ）
6.一個秘書人員工作水平的高低、能力的大小，在很大程度上取決于其知識理論水平的高低。（ ）
7.觀察分析能力是秘書工作由被動服務變為主動服務的前提條件。（ ）
8.非常規用印經主管領導或秘書長、辦公室主任批準后方可蓋章，無需再填寫用印申請單。（ ）
9.文明、優雅、得體、適度、敬人是對文秘人員儀容禮儀的基本要求。（ ）
10.秘書部門最直接、最主要的工作就是為領導和領導機關服務。（ ）
四、簡答題（每小題5分，共10分）
1.簡述秘書人員開展調查研究工作所應具備的能力。
2.簡述辦公室的日常活動安排。
五、案例分析題（本大題包括2小題，第1小題10分，第2小題15分，共25分）
1.×公司辦公室主任讓小張將一堆沒有整理的資料根據信息分類的要求進行整理，這些資料有書信、單據、合同、廣告稿、新聞稿、建議書、信函、文件、調查記錄、報刊文章等，小張進行分類時，分成以主題不同來區分的兩大類。請問小張的做法有什么問題？
2.于雪是天津某高科技公司總裁秘書。一天上午總裁正在召集各分公司負責人開營銷會議，公司財務總監劉總打來電話說：“于雪！你好，我是財務部的劉志。”于雪連忙答道：“劉總，您好！”劉總接著在電話里說道：“大老板（指公司總裁）這幾天抽的出時間來嗎？北京天地證券公司的馬總想過來拜訪他，一起吃頓飯。”于雪邊翻看總裁近期的行程安排邊說：“老板開完會后，我問一下老板的意思，回頭再給您電話。您看可以嗎？”“謝謝！”對方隨即掛斷電話。
總裁散會后，于雪馬上把財務部劉總的意思告訴總裁。總裁想了一會兒后反問于雪道：“你看我有必要見這個馬總嗎？”“啊？”于雪不知如何回答是好，總裁也顯得很失望。請你結合本案實例并就秘書工作中的信息傳遞環節談談于雪的問題出在哪里。
【參考答案及解析】
一、單項選擇題
1.B【解析】由于任何信息都是產生、傳遞在事物及其狀態變化之后，具有滯后性。所以領導必須有所預見，走在事物運動的前面。因此，為了輔助領導作出決策，實現決策的科學化，提高決策的可靠性和可行性，秘書人員一定要在輔助決策的過程中堅持超前原則。本題“提供‘馬后炮’信息”的做法違背了秘書信息工作的超前原則。故選B。
2.D【解析】選項A、B、C、D均是信息工作實施過程中不可缺少的階段，其中信息的利用是信息工作的核心階段。因此選項D為正確答案。
3.D【解析】網絡法收集信息的優點是信息時效性很強，最新信息補充及時；收集信息迅速、廣泛；收集信息不受時間、地域的限制；能收集文字圖表信息和聲像信息。因此，收集簡單的、時間性強的信息適宜采用網絡法。
4.B【解析】略。
5.A【解析】信息傳遞的方式有口頭、書面、非語言三種，選項A、B、C、D均為書面傳遞的方式，其中備忘錄是公司內部較常用的書面交流方式，用于提醒會議日程、任務目標等重要事宜。與信件相比，備忘錄較為簡短，使用方便。
6.C【解析】略。
7.B【解析】秘書人員的政治思想修養主要包括兩個方面：一是理論知識，即觀點、范疇和要領體系；二是理性思維能力。秘書人員的政治理論修養從本質上說是馬克思主義修養。選項B屬于理論知識的學習。因此B為正確選項。
8.C【解析】心理品質是指秘書人員在心理過程和個性心理方面表現出來的穩定的心理特點的總和。心理品質影響著秘書人員的輔助行為、人際關系和自我修養，對秘書工作的效能發揮著重要作用。
9.C【解析】“辦文”“辦事”“辦會”是對秘書事務工作的精練概括。研究三者之間的關系，實際上是為了認識秘書工作的邏輯關系和事理，明確和突出不同的秘書工作的重心，增強對秘書工作的全盤認識，以便更好地貫徹秘書工作的原則，將秘書工作做好。
10.C【解析】在秘書與領導之間的關系中，最能體現其角色關系本質特征的是秘書與領導的工作關系，即服務與被服務的關系。
11.D【解析】所謂T型人才是指按知識結構區分出來的一種新型人才類型。用字母“T”來表示他們的知識結構特點，“-”表示有廣博的知識面，“|”表示有較深的知識深度。而T型人才則既有較深的專業知識又有廣博的知識面。新形勢下，對于秘書工作的各項要求正在不斷地提高，因此秘書人才的培養方向應是適應領導工作需要的T型人才。
12.B【解析】此題考查的是信息文稿的寫作要求。一篇信息文稿從始至終只允許貫穿一個主題。因此選項B不正確。
13.A【解析】秘書工作與其他工作的本質區別在于其從屬于一定的領導機關或領導者，并為領導工作提供綜合輔助性服務。因此，綜合輔助性是秘書工作的本質屬性。秘書工作除了具有綜合輔助性這一本質屬性外，還具有政治性、被動性、綜合性、全面性、事務性、靈活性的特點。
14.B【解析】秘書部門的職業性功能即秘書工作的事務性助手職能——協助領導處理各種日常事務，也就是其輔助性功能。這是秘書部門的一個最重要的職責。
15.D【解析】秘書的寫作行為和文稿質量，必須以符合領導工作需求為本質。高質量的公文文稿，對于推動領導工作，實現領導職能起著舉足輕重的作用。而符合領導工作需求即為領導服務。
16.A【解析】介紹信的使用需要嚴格遵循下列程序：（1）嚴格履行批準手續。使用單位的介紹信，要經上司或辦公室負責人批準。（2）介紹信內容要明確具體。（3）介紹信應填寫有效時間。（4）管理人員要對開出的介紹信負責，應檢查無誤后方可用印。（5）一份介紹信只能用于一個單位。（6）需要填寫持信人的真實姓名和身份，不準弄虛作假。持信人不能將介紹信轉借他人使用。（7）介紹信的存根內容要同介紹信的正文內容相符，與持信者姓名相一致。（8）介紹信書寫要工整，字跡要清楚，不能隨意涂改或涂抹，如有涂改需在涂改處加蓋公章，否則視為無效。（9）填寫介紹信時要用毛筆或者鋼筆，禁止用鉛筆或者紅色筆書寫。因此，只有A項說法正確。
17.B【解析】崗位責任制度指無論是固定值班人員還是輪流值班人員，都要明確崗位職責，堅守崗位，不得擅離職守，這是值班工作最基本的制度。在值班期間必須堅守崗位，盡職盡責，做到“人不離機（電話）”。如遇特殊情況需要離崗，應提前向主管負責人請假，以便安排臨時替班人。接班人員如果遲到，上一班的工作人員應堅守崗位，并電話請示主管，任何情況下不得擅離職守。
18.D【解析】會議秘密的內容包括內部會議的日期、議題、議程、文件、記錄、音像材料等。而D項屬于信訪秘密的內容。
19.A【解析】思維力是人腦對客觀事物間接的、概括的反映能力，是秘書人員智力結構的核心要素，其他要素均為其服務并受其支配。秘書工作的性質和功能決定了秘書人員必須具備良好的思維力，勤思善謀，發揮參謀和智囊作用。
20.A【解析】秘書部門的各項工作，無論是提供信息、起草文件、還是處理來信來訪，做好查辦和其他服務工作，都離不開調查研究。調查研究是秘書部門各項工作的基礎，也是秘書人員的基本功之一。
21.D【解析】保守黨和國家的秘密是每一個公民的義務和責任，更是秘書人員的職業道德和紀律規范。秘書人員，特別是機要人員，應該嚴格遵守《黨和國家工作人員保密守則》的具體規定：（1）不該說的機密，絕對不說；（2）不該問的機密，絕對不問；（3）不該看的機密，絕對不看；（4）不該記錄的機密，絕對不記錄；（5）不在非保密本上記錄機密；（6）不在私人通信中涉及機密；（7）不在公共場所和家屬、子女、親友面前談論機密；（8）不在不利于保密的地方存放機密文件和資料；（9）不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項；（10）不攜帶機密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。
22.A【解析】秘書協調是指秘書人員在職責范圍內，或根據領導授權，調整和改善部門之間、工作之間、人與人之間的關系，促使機關活動趨向同步化、和諧化，以實現其共同目標的行為過程。
23.C【解析】秘書應具備的基礎知識可以分為兩個方面：一方面是社會科學基礎知識，包括語文、歷史、地理、外語等；另一方面是自然科學知識，包括物理、化學、生物等。
24.D【解析】略。
25.C【解析】穩重與機敏相輔相成。秘書人員既要做到事事機敏，又要做到處處穩重，給人以可信任感。秘書的穩重包括處世穩健、辦事穩當和應急穩妥。
26.A【解析】凡是屬于本級職責范圍內的信訪案件和其他不宜轉交下級機關或單位辦理的案件，立案機關應直接派人調查處理。
27.A【解析】略。
28.A【解析】決策督查指對列入督查范圍的決策事項進行分解、量化，明確承辦部門、單位、責任人和落實時限，按照一事一項的原則立項。
29.C【解析】信息文稿的目的是為領導機關的決策服務，一般來說內容都比較嚴肅，因此要求行文要莊重，應注意：信息文稿中的語言一定要莊重平實，用詞穩妥精確，表述直接明了；語句一般選用陳述句，盡量少用或不用反問句、疑問句、倒裝句；運用規范的書面語言，避免使用口語、俗語等。因此選項C敘述不恰當。
30.D【解析】秘書提高政治素質的途徑包括以下4個方面：（1）加強理論學習，樹立正確的世界觀；（2）加強政治學習，提高政策水平；（3）加強組織觀念，嚴格組織生活；（4）加強紀律觀念，自覺遵紀守法。
31.A【解析】通報，適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。所以題干中所述的情況應該使用通報。故本題選A。
32.C【解析】會議主持人或會議主席的位置應置于遠離入口處、正對門的位置。因此選項C正確。
33.C【解析】當主人示意用餐時，可將餐巾拉開平鋪在自己的雙腿上。如在中途需要離開座位，可將餐巾稍微折一下放回桌上，不能將餐巾放在椅子上。餐巾可擦拭嘴唇和嘴角，也可擦干手指，但不可用來擦刀叉或碗碟。因此選項C正確。
34.A【解析】電話內容講完，應等對方結束談話再以“再見”為結束語。對方放下話筒之后，自己再輕輕放下，以示對對方的尊敬。因此選項A正確。
35.C【解析】略。
二、多項選擇題
1.ABC【解析】略。
2.ABCD【解析】略。
3.AD【解析】《黨政機關公文處理工作條例》規定：通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。故選擇AD。
4.ABD【解析】此題考核的是信息的可開發性。信息作為一種資源，由于其取之不盡，用之不竭，因此可以不斷地被探索和開發。故選項C敘述不準確，正確答案應為ABD。
5.ABCD【解析】略。
6.ABCD【解析】從性質上劃分，報告可以分為綜合性報告和專題性報告兩類。從內容上劃分，可分為匯報工作的報告、反映情況的報告、答復性報告和報送文件的報告等。
7.ABCD【解析】略。
8.ABCD【解析】請示一般要求上級機關批復；請示主要寫帶有迫切性，并需上級機關明確指示、批準的事項，行文時只能一文一事；請示必須在事前行文，不允許“先斬后奏”；不能越級、多頭請示。
9.ABCD【解析】表彰性通報正文一般包括先進事跡及意義、先進經驗、表彰決定、希望和要求四個部分。由此可知A、B、C、D項都正確。
10.BC【解析】通報與通知的區別表現在：（1）告知的內容不同：通知告知的主要是工作的情況，以及共同遵守執行的事項。通報告知正反面典型，或有關重要的精神或情況。（2）目的要求不同：通知要求受文機關了解要辦什么事，該怎樣辦理，要求遵照執行。通報主要是交流、了解情況，起教育宣傳作用。（3）表現方法不同：通知主要是敘述，告知人們做什么，怎樣做，敘述具體。通報兼用敘述、分析和議論，有較強的感情色彩。由此可知B、C項符合要求。
11.BD【解析】從性質上劃分，報告可以分為綜合性報告和專題性報告兩類。而匯報性報告和答復性報告是從內容上劃分的，該分類還包括反映情況的報告、報送文件的報告。故本題選BD。
12.ABCD【解析】《黨政機關公文格式》規定，紀要標志由“×××××紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心距離為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空兩字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀要格式可以根據實際制定。故本題選擇ABCD。
13.ABCD【解析】略。
14.ABCD【解析】信訪工作的要素主要有：信訪者、受理者、信訪方式、信訪內容、信訪處理者、信訪結果。
15.ABCD【解析】略。
三、判斷題
1.×【解析】當別人夾給你不喜歡吃的食物時，一般不能拒絕，而應取少量放在自己的盤內。
2.√【解析】略。
3.√【解析】略。
4.×【解析】會議的組織者既可以是單位也可以是個人。
5.×【解析】會期較長、人數多的會議，應搞好會議簡報。會期短、人數少的會議，不必編寫簡報。
6.×【解析】一個秘書人員工作水平的高低、能力的大小，在很大程度上取決于其政策水平的高低。
7.√【解析】秘書具備觀察分析能力就能深入實際，經過分析研究提出解決問題的方法，供領導參考。因此，觀察分析能力是秘書工作由被動服務變為主動服務的前提條件。
8.×【解析】非常規用印，用印人必須填寫用印申請單，經主管領導或秘書長、辦公室主任批準后方可蓋章。
9.×【解析】美觀、整潔、衛生、得體是對儀容禮儀的基本要求。而文明、優雅、得體、適度、敬人則是對文秘人員舉止禮儀的基本要求。
10.√【解析】秘書部門最直接、最主要的工作就是為領導和領導機關服務，這集中體現了秘書部門的從屬地位。
四、簡答題
1.【參考答案】秘書人員能夠順利開展調研工作，至少要具備以下幾方面的能力：
（1）公關能力，善于與人進行溝通交流。
（2）觀察能力，要準確找到領導的調研需求點，能捕捉與調研課題有關的、真實的、有價值的信息。
（3）分析能力，能夠從原始信息中獲得對事物本質的認識。
（4）表達能力，能夠準確向被調查者表達意向和問題，能夠向領導準確表達調研的結果。
2.【參考答案】辦公室的日常活動安排基本分為擬定工作計劃、安排會晤和婉拒來訪賓客三大方面。其中，擬定工作計劃是指秘書人員作為領導活動的輔助者，應對領導的會議、出差、約會、訪問等活動進行事前計劃和安排，以便突發情況出現時推行、變更或調整活動。秘書人員應根據領導意圖擬定工作計劃，合理安排工作時間，有效提高工作效率。安排會晤是指秘書人員要為領導安排的會晤做好預約事宜。當客人提出會見領導時，秘書人員首先應記錄下對方的姓名、職務、要求等相關情況，然后請示領導，待領導同意會見后，再通過協商為雙方會晤安排合適的時間和地點。一旦時間確定，及時將其記錄在工作日程表上，及時提醒領導準時赴約。婉拒來訪賓客則是指秘書人員不僅要協助領導接見來賓，有時還要為領導婉拒一些來訪的賓客。在這種情況下，秘書人員應該講究婉拒賓客來訪的方式和方法。任何時候，秘書人員均應該以禮待人，根據來訪者的不同情況分別進行處理。總之，秘書人員為領導婉拒來訪賓客是為了幫助領導減輕工作中的困擾和麻煩，同時不應為領導帶來任何負面的影響。
五、案例分析題
1.【參考答案】小張將所有文件都按主題不同分成兩類的做法不可取，因為這樣做不能夠明確文體的體裁和來源。正確的做法應是：
（1）對書信應采用按對象分類的方法，便于查閱；
（2）除書信外，對其他資料應采取按形式分類，便于查找到同種形式的多件信息資料，也可以按主題分類，便于從主題入手，進行檢索。
2.【參考答案】作為秘書，傳遞信息是其最主要的一項工作。在傳遞信息的過程中，要求秘書必須做到準確及時。從這個意義上來說，于雪完全履行了自己的職責，工作流程上不存在任何瑕疵。但是，秘書在履行其工作中傳遞信息的職責時不僅僅要發揮“傳聲筒”的作用，更應當在傳遞信息的過程中時，盡可能增加信息的“附加值”。本案例中由于天地證券公司的馬總是財務總監劉志介紹過來的，所以于雪應該知道公司總裁對于這個證券公司并不熟悉，因此，于雪在將“馬總要求見面”的信息傳遞給總裁之前，應該想到總裁在做“見不見馬總”這個決策的時候缺乏有效的信息。所以，于雪在將這個信息傳遞給上司之前，應盡可能地收集有關“天地證券公司”的信息，并將該信息同“馬總要求見面”這個信息一起傳遞給上司，以方便其決策。因此，于雪的問題在于沒有給總裁提供“天地證券公司”的相關信息，也就是說，于雪僅僅起到了一個簡單的“傳聲筒”的作用。如果于雪在與劉總通話時，問清對方的意圖和公司背景，并對“天地證券公司”進行簡單的背景調查，了解其相關情況，并做好相應的準備，那么，一旦總裁問起來，她就能提供“天地證券公司”的相關背景資料和馬總來訪的意圖，方便總裁在此信息基礎上作出自己的決策。
免費學習資源（關注可獲取最新開課信息）
